Лично я первый раз столкнулся с XML, когда нужно было состыковать отчёт из МойКиевстар с 1С, второй раз при изучении платёжных терминалов. Причём второй раз речь шла не просто про разовую стыковку, а про XML-протокол.
Честно говоря, я не знаю существуют ли курсы компьютерной грамотности для предпринимателей или нет, но время когда хватало для работы основ Офиса и 1С, думаю прошло.
В больших конторах распределённые системы давно рулят, но там сидят специально обученные программеры и айтишники.
"Мелким" предпринимателям, на мой взгляд, тоже не мешает перенимать всё лучшее и грамотно управлять запасами (есть такая задачка в математическом программировании).
Начнём с определений...

XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки (например, XHTML).
Целью создания XML было обеспечение совместимости при передаче структурированных данных между разными системами обработки информации, особенно при передаче таких данных через Интернет.
Таким образом, XML хорош когда нужно стыковать две разные системы обработки информации, например, когда Вы не можете просто поставить клиент терминальной сети, той же ОСМП.
В этом случае Ваш софт должен выгрузить данные в XML, который понятен внешней системе...